גיבוי אתרים וקבצים עסקיים: איך בונים מערכת שלא תאכזב ביום פקודה

רוב האנשים נזכרים בגיבויים רק אחרי שמשהו השתבש. האתר נפרץ, עדכון של תוסף שבר את המסד, עובד מחק בטעות תיקייה שלמה או שהמחשב הנייד נגנב עם כל קבצי הלקוחות. ברגע הזה מתברר אם הייתה מערכת גיבוי אמיתית או רק תחושה כללית שהכל בסדר. הבשורה הטובה היא שבניית מערכת גיבוי אמינה לעסק קטן אינה יקרה או מסובכת, אבל היא דורשת מחשבה מסודרת ובדיקה תקופתית.

מה בכלל צריך לגבות

הצעד הראשון הוא למפות את הנכסים הדיגיטליים של העסק. באתר וורדפרס יש שני רכיבים עיקריים: הקבצים, שכוללים את התבנית, התוספים והתמונות שהועלו, ומסד הנתונים, שבו נשמרים התכנים, ההגדרות, המשתמשים וההזמנות. גיבוי שכולל רק אחד מהם לא יאפשר שחזור מלא. באתר מסחר, מסד הנתונים משתנה כל הזמן, ולכן חשוב לגבות אותו בתדירות גבוהה.

מעבר לאתר, יש בעסק עוד הרבה מידע חשוב: מסמכים, הצעות מחיר, חשבוניות, קבצי עיצוב, תיבות דואר, אנשי קשר ונתונים במערכות ניהול לקוחות. חלק מהמידע הזה נמצא בשירותי ענן, וחלק במחשבים מקומיים. כדאי לרשום את כל המקומות האלה, ולבדוק עבור כל אחד מהם אם ואיך הוא מגובה.

כלל שלושה שניים אחד

אחד העקרונות הוותיקים והשימושיים בתחום הוא כלל שלושה שניים אחד. לפיו, כדאי להחזיק לפחות שלושה עותקים של כל מידע חשוב, על לפחות שני סוגים שונים של אמצעי אחסון, כשלפחות עותק אחד נמצא מחוץ לאתר הפיזי. למשל, הקובץ המקורי במחשב, עותק בכונן חיצוני במשרד ועותק נוסף בשירות ענן.

ההיגיון פשוט: כל אמצעי אחסון יכול להיכשל, וכל מקום פיזי יכול להיפגע. כונן קשיח יכול להתקלקל, משרד יכול לחוות שריפה או הצפה, וחשבון ענן יכול להינעל או להיפרץ. פיזור העותקים מקטין מאוד את הסיכוי שכולם ייפגעו בבת אחת. בשנים האחרונות, בעקבות התפשטות מתקפות כופרה, רבים ממליצים גם על עותק אחד שאינו מחובר לרשת באופן קבוע או שאי אפשר לשנות אותו.

גיבוי אתר וורדפרס בפועל

באתרי וורדפרס יש כמה שכבות אפשריות לגיבוי. ספקי אחסון רבים מבצעים גיבויים אוטומטיים ברמת השרת, וזה בסיס טוב. עם זאת, חשוב לבדוק באיזו תדירות הם מתבצעים, כמה זמן הם נשמרים והאם אפשר לשחזר מהם באופן עצמאי. בנוסף, כדאי להוסיף שכבה עצמאית באמצעות תוסף גיבוי ששולח עותקים לשירות אחסון חיצוני.

תדירות הגיבוי צריכה להתאים לקצב השינויים באתר. אתר תדמית שמתעדכן פעם בחודש יכול להסתפק בגיבוי שבועי, וחנות מקוונת עם הזמנות יומיות צריכה גיבוי יומי לפחות, ולעיתים גם בתדירות גבוהה יותר למסד הנתונים. לפני כל שינוי משמעותי, כמו עדכון גדול, החלפת תבנית או התקנת תוסף מורכב, כדאי לבצע גיבוי ידני נוסף.

גיבוי לקבצי העסק ולשירותי ענן

רבים מניחים שמה שנמצא בשירות ענן כבר מגובה. זה נכון רק בחלקו. שירותי הענן מגינים היטב מפני תקלות חומרה אצלם, אבל לא תמיד מפני מחיקה בטעות, סנכרון של קובץ פגום, פריצה לחשבון או נעילה של החשבון. אם עובד מחק תיקייה, המחיקה תסונכרן לכל המכשירים. לכן כדאי לבדוק כמה זמן נשמרים קבצים שנמחקו ואילו אפשרויות שחזור קיימות.

• הפעילו היסטוריית גרסאות בשירותי האחסון בענן
• שקלו גיבוי נוסף של חשבון הענן לשירות נפרד
• גבו תיבות דואר עסקיות, לא רק קבצים
• ודאו שלמחשבים הניידים יש גיבוי אוטומטי

בעסקים עם כמה עובדים, חשוב שהקבצים יישמרו במקום מרכזי ולא רק במחשבים האישיים. קבצים שנמצאים רק במחשב של עובד אחד יאבדו אם המחשב יתקלקל או אם העובד יעזוב בלי להעביר אותם.

אבטחת הגיבויים עצמם

גיבוי מכיל את כל המידע הרגיש של העסק, ולכן הוא צריך להיות מוגן לא פחות מהמקור. הצפנה של הגיבויים, במיוחד אלה שנשמרים בענן או על כוננים ניידים, מונעת חשיפה במקרה של אובדן או גניבה. חשבונות שבהם נשמרים הגיבויים צריכים סיסמאות חזקות ואימות דו שלבי.

נקודה חשובה במיוחד היא ההפרדה. אם תוקף משיג גישה לשרת או לחשבון הראשי, והגיבויים נגישים מאותו מקום עם אותן הרשאות, הוא עלול למחוק או להצפין גם אותם. לכן כדאי לשמור לפחות עותק אחד בחשבון נפרד, עם פרטי גישה שונים, ורצוי כזה שמאפשר רק הוספת קבצים ולא מחיקה שלהם.

בדיקת שחזור: החלק שכולם מדלגים עליו

גיבוי שמעולם לא שוחזר הוא הנחה, לא ודאות. קורה לא פעם שבעל עסק מגלה ברגע האמת שהגיבויים נכשלו כבר חודשים בלי שאיש שם לב, שחסרים בהם קבצים חשובים, או שאף אחד לא יודע איך לשחזר מהם. הדרך היחידה להימנע מזה היא לבצע בדיקת שחזור מדי פעם, למשל פעם ברבעון.

באתר וורדפרס אפשר לשחזר גיבוי לסביבת בדיקות או לתת דומיין זמני, ולבדוק שהאתר עולה ועובד כמו שצריך. לגבי קבצים, אפשר לבחור באקראי כמה קבצים ולנסות לשחזר אותם. תעדו את תהליך השחזור בכתב, צעד אחר צעד, כך שגם מי שלא הקים את המערכת יוכל לבצע אותו בשעת לחץ.

כדאי גם להגדיר התראות על כשלי גיבוי. רוב התוספים והשירותים מאפשרים לשלוח הודעה כשגיבוי לא הושלם. התראה כזו, שמגיעה לאדם שאכפת לו ושיודע לטפל בה, שווה הרבה יותר מגיבוי שקט שאף אחד לא בודק.

לסיכום

מערכת גיבוי טובה לעסק קטן מבוססת על מיפוי של כל הנכסים הדיגיטליים, על כלל שלושה שניים אחד, על גיבויים אוטומטיים בתדירות מתאימה, על הגנה והפרדה של הגיבויים עצמם, ובעיקר על בדיקות שחזור קבועות. ההשקעה בזה קטנה, והיא עשויה להיות ההבדל בין תקלה מעצבנת לבין אסון עסקי.